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Manual para el ingreso de
información a la base de datos
Bibliográfica de la
Biblioteca Virtual
Regional de los
Centros Miembros de Clacso
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Florencia Vergara Rossi |
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Buenos Aires, CLACSO, Mayo de 2004
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| En este manual se
desarrollarán las instrucciones para completar el formulario de ingreso de
información on line de la base de datos Bibliográfica que CLACSO posee para su
consulta en Internet. Estos formularios una vez completos y grabados, quedan
automáticamente ingresados en las correspondientes bases de datos para su
consulta, por ello es muy importante saber y realizar el trabajo de manera
prolija y eficiente ya que se trata de la finalización del producto para su
comercialización, utilizando un lenguaje comercial para entender el concepto.
Entonces, una vez gravado el registro ya se encuentra disponible para el
usuario. |
| Los campos
que componen la base de datos fueron pensados en forma simple tratando de
abarcar la mayor cantidad posible y completa de información de las referencias,
con la intención de brindarle a los usuarios un producto en el que pueda
comprender fácilmente la información que esta consultando. |
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Importante: cuando se ingresa la información en los diferentes campos,
no se deberá usar acentos, en ninguna palabra, ni en castellano ni en
portugués, letra ñ se ingreserá de la siguiente manera alt+207
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| A
continuación se presentan los campos existentes en la base de datos explicando
la forma de completar cada uno. |
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Campos: Título, Autor
Personal y Autor Institucional Nivel Monográfico |
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El Aquí,
se ingresa la información perteneciente a libros y documentos de trabajo.
También los títulod de libros que
son compilados o editados. |
Título
Se escribirá sin ningún tipo de marca especial. Tampoco se
utilizarán comillas u otros signos. Si esta
referencia bibliográfica, además del título posee subtítulo,
se escribirá en el mismo campo a continuación del
título principal separado por un punto.
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Ejemplo:
título original de la obra |
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DEMOCRACIA & DESIGUALDAD
Sobre la “democracia real” a fines del
siglo XX
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Se
ingresa: |
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Título |
Democracia y
Desigualdad. Sobre la democracia real a fines del siglo XX |
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Autor(es) Personal(es)
Se escribirá en primer lugar el o los apellidos del autor,
luego una coma y el nombre. En caso de ser dos o
más los autores personales, estos serán separados por un
punto y coma.
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Ejemplo 1:
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Autor(es) Personal(es) |
Boron, Atilio |
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Ejemplo 2:
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Autor(es) Personal(es) |
Boron, Atilio; Gambina,
Julio |
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Autor Institucional
Algunas publicaciones son editadas con el nombre de la organización sin
discriminar autor personal. Para ello
se
ingresarán los datos en este campo.
Entonces se escribirá la sigla de la institución, si es que la posee, una coma,
nombre completo, una coma; la
ciudad
en donde se encuentra, una coma y el país en forma completo. Si son varias las
instituciones se
separarán los datos de cada institución por un punto y coma.
Este
campo no es para referencia de la editorial o editor de la publicación.
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Ejemplo 1:
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Autor Institucional |
Centro de Estudios
Regionales Andinos, Cuzco, Peru |
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Ejemplo 2:
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Autor Institucional |
Centro de Estudios
Regionales Andinos, Cuzco, Peru; CLACSO, Consejo Latinoamericano de
Ciencias Sociales, Buenos Aires, Argentina |
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Campos: Publicación Seriada
y Páginas Artículo |
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Registran la información de las Publicaciones Periódicas (revistas, boletines, y
documentos de trabajo cuando
pertenecen a una colección).
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Publicación Seriada
Se
anota el nombre completo de la referencia bibliográfica, coma, volumen o
año, coma, número. Si se
considera necesario, se podrá agregar la frecuencia de la publicación
(publicación mensual, trimestral, etc.), escribiéndolo al final de los datos
anteriormente detallados.
Se
considerarán en este campo, además de las publicaciones periódicas, los
documentos de trabajo
agrupados en colecciones, se escribirá el nombre de la colección y el número si
lo posee.
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Para
las publicaciones periódicas
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Ejemplo 1:
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Publicación Periódica |
Revista Mexicana de
Sociologia, Año 62, Nro. 3 |
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Ejemplo 2:
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Publicación Periódica |
Revista Mexicana de
Sociologia, Año 62, Nro. 3, trimestral |
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Para
los documentos de trabajo |
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Ejemplo
3: |
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Publicación Periódica |
Documento
de Trabajo del Cide, Estudios Internacionales, Nro. 55 |
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Páginas Artículo
Se
anotará el número de páginas en que se encuentra comprendido el artículo
separados con un guión.
Este
campo es tanto para los artículos de publicaciones periódicas como para los
artículos de referencias bibliográficas compiladas.
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Ejemplo:
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Campos: Título, Autor(es)
Personal(es), Autor Institucional Nivel Analítico |
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En
estos campos se ingresará la información perteneciente a los artículos de los
libros compilados y/o editados
como
así de las publicaciones periódicas. Los campos se completarán de la misma
manera que en los campos de
Nivel
Monográfico.
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Título
Se
escribirá sin ningún tipo de marca especial. Tampoco se utilizaran comillas u
otros signos. Si esta
referencia bibliográfica, además del título posee subtítulo, se escribirá en el
mismo campo seguido del
título
principal separado por un punto.
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Autor(es) Personal(es)
Se
ingresa en primer lugar el o los apellidos del autor, luego una coma y el
nombre. En caso de ser dos o
más
los autores personales, estos serán separados por un punto y coma.
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Autor Institucional
Algunas publicaciones son editadas con el nombre de la organización directamente
sin discriminar autor
personal. Para ello se ingresarán los datos en este campo. Primero se transcribe
la sigla de la institución,
si es
que la posee, una coma, nombre completo, una coma; la ciudad en donde se
encuentra, una coma y
el
país en forma completo. Si los autores de la obra son varias instituciones se
separarán los datos de
cada
institución por un punto y coma. Este campo no es para referencia de la
editorial o editor de la
publicación.
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Los ejemplos para estos tres campos son los
mismos que en el nivel analítico.
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Hay que tener en cuenta que cuando trabajamos un libro
compilado, se deberán completar en los campos En libro y
Compilador(es) los datos del título general de la obra y autor de quien o
quienes han realizado la compilación. Luego se utilizarán estos tres campos,
transcribiendo el título y autor(es) personal(es) de cada artículo incluido en
la publicación. Siendo así se hará un registro para cada artículo, entonces: se
debe tratar cada artículo dentro del libro compilado como una referencia única
en si misma, completando un registro para cada artículo. Si el libro, por
ejemplo, contiene 7 artículos de diferentes autores, quedarían 7 registros
bibliográficos. Completando en forma diferente los campos de los que estamos
hablando, quedan con los mismos datos, -ya que se trata de la misma
publicación- los siguientes campos: En libro y
Compilador(es),
páginas artículo, Editorial, fecha de la publicación , ubicación física, e-mail
centro editor, ISBN, acceso centro miembro e ingreso. En el caso del resumen, al
analizar libros compilados se pueden realizar dos cosas: ingresar el resumen
general del libro, o un resumen especial sobre el artículo analizado.
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A continuación se explicará en forma particular y precisa el
ingreso de información de los campos mencionados anteriormente. |
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Para las publicaciones seriadas, los campos Título,
Autor(es) Personal(es) y Autor Institucional Nivel
Monográfico no se completan,
recordando que es para uso de título y autor de libros y documentos de
trabajo.
Para ello existen los campos Título, Autor(es) Personal(es) y Autor
Institucional Nivel Analítico,
donde figurarán los datos de la
publicación periódica. Se deberá trabajar, también, cada artículo por
separado, igual que para los
artículos de los libros compilados, con su título y autor, esta información
también irá en los campos de
nivel analítico.
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Resumiendo: los campos de nivel analítico son para completar
la información de los artículos tanto de los libros compilados como de las
publicaciones periódicas. |
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Campos: Centro Miembro de
Clacso,
E-mail centro editor, Acceso Centro Miembro,
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Este campo es muy importante,
informa al usuario sobre la institución que envió la referencia bibliográfica.
También como opción de búsqueda
cuando simplemente queremos saber con que publicaciones cuenta una
determinada institución en la
base de datos.
Se completará de la siguiente
manera: sigla de la Institución (si la posee), nombre completo, ciudad y
país, separando cada ítem por una
coma. Si resulta que son dos los Centros Miembros que editan una
misma publicación conjuntamente,
se anotarán separados por una punto y coma, anotando los mismos
datos para ambas instituciones.
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Ejemplo 1:
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Centro Miembro |
FLACSO, Facultad Latinoamericana de Ciencias
Sociales, Buenos Aires, Argentina |
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Ejemplo 2:
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Centro Miembro |
FLACSO, Sede Buenos Aires, Facultad
Latinoamericana de Ciencias Sociales,
Argentina; FLACSO, Sede Mexico,
Facultad Latinoamericana de Ciencias
Sociales, México
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E-mail Centro Editor
Se colocará simplemente el e-mail
del centro de estudios que remitió la información, el programa realiza el
link directo automáticamente
cuando se recupera el registro bibliográfico.
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Acceso Centro Miembro
Se colocará la dirección URL de la página web
del centro miembro, para que los usuarios, desde la
referencia bibliográfica, si lo
desean, puedan navegarla. Se escribirá la dirección completa, cuando el
programa recupera los datos
aparecerá el link activo.
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Ejemplo: |
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Acceso Centro Miembro |
http://www.cide.mx |
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Campos: Editorial, Fecha
de Publicación, Páginas, ISBN Obra, ISBN Volumen,
ISSN
|
| Este grupo
de campos contienen información que se aplicarán a todos los niveles
bibliográficos: analítico, monográfico y publicación seriada. Definen al
documento analizado en términos de sus datos de edición. |
Editorial
Los
datos que se anotan aquí son: la sigla de la editorial (si la hay) o nombre
completo, coma, ciudad, coma, país (completo). Si hubiera que inscribir una
referencia bibliográfica en donde los editores son dos o más, se
separarán cada uno, con sus datos completos por editor, con un punto y coma,
como vemos en el ejemplo
número
tres.
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Ejemplo 1:
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Editorial |
IIS, UNAM,
Mexico, Mexico |
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Ejemplo 2:
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Editorial |
Nueva
Sociedad, Caracas, Venezuela |
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Ejemplo 3:
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Editorial |
UNAM,
Mexico, Mexico; Nueva Sociedad, Caracas, Venezuela |
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Fecha Publicación
Se
ingresará la información con la que contamos, mes y año o solamente el año. Si
es una publicación
periódica y abarca un período de varios meses se anotará como nos indica la
publicación, ver ejemplo
número
3.
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Ejemplo 1:
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Fecha Publicación |
Abril de
2000 |
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Ejemplo 2:
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Ejemplo 3:
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Fecha Publicación |
Julio-Septiembre de 2002 |
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Cantidad de Páginas
Anotar sólo el número total de páginas de la publicación. Si hemos completado el
campo páginas artículo,
no
pondremos la cantidad total de páginas.
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Ejemplo:
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ISBN
Obra
En algunos
casos existen publicaciones que poseen dos ISBN diferentes, pues se tratan de
volúmenes dentro de
una colección, el ISBN
de la obra, se repite en todos los volúmenes, se escribirá aquí, transcribiendo
exactamente
el
número como lo presenta el editor.
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ISBN
Volúmen
Se anotará
el ISBN de la publicación.
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ISSN
Las
publicaciones periódicas y los documentos de trabajo, están inscriptos con este
número, en este campo es
donde
debe anotarse igual como se presenta en la publicación.
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Campos: Descriptores Macro,
Descriptores Libres, Descriptores Geográficos |
| Esta base
de datos abarca solo tres campos de descriptores temáticos. Estos son:
descriptores macro, descriptores libres, descriptores geográficos. |
Descriptores Macro
En este campo ingresar las categorías temáticas según el
sistema de palabras clave utilizado por cada
unidad de información. Clacso
utiliza el tesauro de la OCDE, con el objeto de organizar los registros que se
incluyen en las bibliografías. Este campo se completará con marcas.
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Ingresaremos cada palabra
clave de la siguiente manera: |
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Descriptores Macro |
<Empleo><Salud><Seguridad Social> |
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Cada descriptor irá encerrado
entre sombreros, sin espacio entre cada uno. Luego el programa de extracción
de datos se encargará de eliminar
los sombreros y colocará puntos y comas en su lugar. No existe un límite
de espacio para este tipo de
campo, se podrán incluir la cantidad necesaria de descriptores para cada
publicación.
Se podrá escribir con mayúsculas
y minúsculas en forma indistinto. El programa de extracción de datos
reconoce perfectamente todas las
letras. La elección en la forma de ingresar los descriptores se deja a
criterio de cada Unidad de
Información.
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Descriptores Libres
La
diferencia con el campo anterior es que se ingresan descriptores que no se
encuentran en los sistemas
ya
existentes sobre palabras clave, pero son necesarias al momento de catalogar las
publicaciones,
ampliarán la descripción de los descriptores elegidos en el campo anterior.
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Por ejemplo una bibliografía que trata sobre La
globalización de la educación lo catalogaremos así: |
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Descriptores Macro |
<Educacion> |
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Descriptores Libres |
<Globalizacion> |
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| En el ejemplo utilizamos el descriptor GLOBALIZACION en el campo de descriptores
libres, ya que en el Macro no esta considerado.
El ingreso de
las palabras claves en este campo es la misma que para los descriptores macro.
Entre sombreros y sin espacio entre ellos, se podrán incluir la cantidad
necesaria de descriptores para cada publicación. |
Descriptores Geográficos
Se ingresa la categorización del documento analizado de
acuerdo al país o región al que se refiere
principalmente su contenido (país,
ciudad, región, continente, grupos económicos geográficos como
Mercosur,
Comunidad Europea, etc.). Si una publicación sólo menciona la ciudad, igualmente
se anotará
también el país en donde se encuentra la ciudad.
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Ejemplo: |
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Título |
La
agricultura en La Paz |
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Descriptores Geográficos |
<La
Paz><Bolivia> |
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La forma de ingreso es la misma
que para los descriptores macro y libres, cada palabra clave entre
sombreros y sin espacios entre
cada una.
Cuando la referencia bibliográfica analiza temas generales,
teóricos, o a nivel mundial, sin especificar región
alguna, el descriptor a
utilizar será simplemente: <Teorico>
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Ejemplo: |
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Descriptores Geográficos |
<Teorico> |
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Los descriptores geográficos se ingresarán con las palabras
completas. No se utilizará el código ISO para
identificar los países.
Estos ejemplos son la forma
correcta de ingresar los diferentes descriptores, nunca debe quedar alguno de
estos tres campos sin completar.
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Campos: Resumen,
Ubicación Física, Acceso al texto, Acceso al índice,
Ingreso |
|
Estos
campos contienen información que se aplicaran a cualquiera de los niveles
bibliográficos: analítico,
monográfico, publicación seriada. Definen al documento analizado en su contenido
y lugar físico para su adquisición
o
consulta.
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Resumen
Se escribirá una breve
descripción de la bibliografía. Podemos obtenerla de la contratapa de los
libros, de la presentación o prefacio, en el caso de no poseer éste un resumen.
En las publicaciones periódicas y
documentos que esté incluido el
resumen directamente se transcribirá.
No será muy extenso, mientras el
concepto general de este resumen nos acerque a la idea general del texto
y del autor. Es una buena opción,
cuando realmente es imposible realizar un resumen, copiar el índice de
contenidos, como sucederá con los
boletines o publicaciones periódicas de artículos muy cortos.
Este campo se completa escribiendo en forma continua, sin
marcas, no se debe utilizar la tecla “enter”,
cada oración se separa con un
punto. Luego para la recuperación de datos del registro, el programa acomoda
automáticamente el párrafo.
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Ubicación Física
Se utiliza para ubicar la
referencia bibliográfica físicamente en la unidad de Información del Centro
Participante. Muchas veces los
Centros Miembros envían su información bibliográfica a través de fichas
descriptivas completas por e-mail
o fax, que se ingresan a las bases de datos, pero físicamente la
publicación se encuentra en ese
Centro siendo de gran utilidad poder contar con esta información a la hora
de querer consultar o conseguir
la referencia bibliográfica.
Se completa de la siguiente forma: sigla de la institución,
ciudad, país, separado por comas únicamente.
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Ejemplo:
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Ubicación Física |
CLACSO, Buenos Aires,
Argentina |
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Acceso al Texto
Si la referencia bibliográfica se encuentra en internet en
texto completo para su consulta, en este campo se
anotará el URL exacto del texto.
Se escribirá la dirección completa, cuando el programa recupera los datos
aparecerá el link activo.
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Ejemplo:
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Acceso al Indice
Es
para anotar la página general desde donde se accedió al documento en particular,
para que los usuarios puedan
optar
por ver el total de las publicaciones disponibles en la misma página, o si es un
índice de una publicación
seriada o un libro compilado y poder ver los demás artículos desde la
misma ficha bibliográfica. Se escribirá la
dirección completa, cuando el programa recupera los datos aparecerá el link
activo.
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Ejemplo:
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Ingreso
Aquí se transcribe la fecha de ingreso del registro
bibliográfico a la base de datos, colocando el mes y el año.
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Ejemplo:
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